Що таке ПРРО?

ПРРО – це програмний реєстратор розрахункових операцій і сучасна цифрова альтернатива звичайним РРО. На відміну від класичного касового апарату ПРРО має багато переваг і не потребує спеціального складного чи дорогого обладнання. Підприємець може безкоштовно скористатися програмним реєстратором від державної податкової служби або ж встановити його на телефон, планшет, комп’ютер чи на будь-яке інше обладнання з певною операційною системою. Однак, технології не стоять на місці і розробники POS-рішень впроваджують ПРРО прямо в програмне забезпечення, яке призначене для автоматизації бізнесу. Про це та переваги програмного реєстратора розповімо у статті.

Використання РРО та ПРРО

Ще в кінці 2021 року всі підприємці сподівалися, що їх омине масштабна фіскалізація, оскільки початок цієї події декілька разів переносили на незначний час. Однак, вже з 1 січня 2022 року використання РРО та ПРРО стало обов’язковим для тих підприємств, які здійснюють розрахункові операції у готівковій чи безготівковій формі. Застосовувати дані рішення повинні у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а за невикористання РРО та ПРРО накладаються штрафні санкції. Проте, після початку повномасштабної війни, ухвалене урядом рішення дещо змінилось.

РРО та ПРРО під час воєнного стану

Попри воєнний стан в Україні обов’язкове застосування РРО та ПРРО для ФОП не скасували, однак, якщо підприємець все таки не використовує його, то штрафи поки що не накладаються. Однак існує один момент, коли застосовують штрафи за порушення законодавства про РРО – реалізація підакцизних товарів (наприклад алкоголю чи тютюну).

ПРРО у 2023 році

З 1 липня 2023 року планувався законопроєкт, який передбачав повернення штрафів за роботу без надання фіскального чека. Як було згадано вище, з початком війни уряд дозволив підприємцям не видавати фіскальні чеки, тому штраф не застосовувався. Але знову ж таки за невидачу чека хотіли повернути штраф у розмірі 100-150% від суми товару, який придбали без чека, однак цей процес призупинили і перенесли до 1 серпня. Але підприємцям не варто розслаблятися, масштабної фіскалізації нікому не оминути. Якщо ви не користуєтесь ПРРО, треба уже задуматись над його покупкою. А ще кращим варіантом буде придбати наше програмне рішення для автоматизації бізнесу Horeker, в яке вже вбудований ПРРО.

Хто зобов’язаний використовувати РРО та ПРРО?

ПРРО обов’язково використовувати:

ФОП 2, 3 та 4 групи, незалежно від виду діяльності та обсягу доходу;
ФОП на загальній системі оподаткування.

Однак, існують певні винятки підприємців, яким не обов’язково треба використовувати РРО/ПРРО.

Кому не потрібно використовувати РРО/ПРРО?

Не використовувати РРО/ПРРО можуть:

ФОП 1 групи
ФОП 2, 3 та 4 групи, які займаються торговою діяльності у сільській місцевості за певних умов:

– якщо вони не здійснюють дистанційний продаж товарів;

– якщо не реалізують підакцизні товари;

– коли їхній річний дохід не перевищує 1 млн грн.

Різниця між РРО та ПРРО

РРО – пристрій, призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів чи наданні послуг, а ПРРО – це програмне рішення, яке можна використовувати на телефоні, планшеті чи комп’ютері.

Звичайний апаратний РРО фіскалізує та друкує чеки після кожної проведеної операції і зберігає їх у захищеній пам’яті, а ПРРО через інтернет відразу зв’язується із сервером податкової служби і автоматично передає інформацію. Тому, якщо розрахункова операція пройшла успішно, вся інформація про суму покупки, номенклатуру, юридичну чи фізичну особу, касира та ін. надходить до ДПС.

ПРРО: який обрати?

Якщо мова стосується програмного РРО це означає, що ви підприємець і маєте власний бізнес, наприклад кав’ярню. Ви користуєтесь програмним забезпеченням для ведення обліку, вона вас цілком влаштовує і ви не хочете її змінювати, але є одне “але”. У вашому софті не передбачений ПРРО. Що робити? Ви можете звернутися до розробника ПЗ і запитати, які ПРРО можна інтегрувати з вашим рішенням.

Якщо ж у вас немає облікової системи, то вибір у вас досить таки великий. Отже, на що варто звернути увагу при виборі ПРРО?

Підтримка офлайн та онлайн режимів. Якщо ж ПРРО взагалі не підтримує офлайн-режим (наприклад, веб-ПРРО, немає інтернету – немає ПРРО), тоді ви не зможете провести чек і вам доведеться чекати до тих пір, поки не з’явиться інтернет;
На чому може працювати ПРРО: операційні системи та пристрої (веб-версія, комп’ютерна версія на Windows, мобільна версія на Android та IOS).

Якщо у вас зазвичай невелика кількість чеків, можете спробувати веб-версію ПРРО, якщо багато клієнтів, то підійде комп’ютерна версія на Windows. А коли немає великого потоку клієнтів, але у вас декілька торгових точок, можна користуватися смартфоном. Однак, краще обрати ПРРО, яке працює в усіх режимах і важливо, щоб ліцензія була на всі варіанти роботи. Таким способом, ви завжди можете обрати, на якому пристрої будете працювати.

Тип ПРРО

Існує кілька типів програмних реєстраторів розрахункових операцій, які можуть використовуватися в залежності від потреб підприємства та вимог законодавства:

Десктопні ПРРО. Це програмне забезпечення, яке встановлюється на комп’ютер або локальну мережу підприємства. Воно надає можливість реєструвати розрахункові операції, керувати інвентарем, генерувати звіти та виконувати інші функції, пов’язані з обліком та продажами.
Хмарні ПРРО. Цей тип ПРРО базується на хмарних технологіях і зазвичай побудований, як веб-сервіс. Підприємство може отримати доступ до ПРРО через інтернет, не потребуючи встановлення додаткового програмного забезпечення. Хмарні ПРРО забезпечують мобільність та зручність в управлінні розрахунковими операціями.
Мобільні ПРРО. Ці програми призначені для використання на мобільних пристроях, таких як смартфони або планшети. Вони надають можливість реєструвати розрахункові операції та виконувати інші функції, незалежно від місця розташування підприємства.
Інтегровані ПРРО. Цей тип ПРРО інтегрується з іншими системами підприємства, такими як системи управління складом, бухгалтерські системи, системи електронного замовлення тощо. Вони дозволяють підприємствам оптимізувати свої процеси, уникнути подвійного введення даних та забезпечити єдину точку контролю над розрахунковими операціями та пов’язаними системами.
Спеціалізовані ПРРО. Деякі галузі бізнесу можуть мати особливі вимоги до обліку розрахункових операцій. Тому існують спеціалізовані ПРРО, які враховують особливості таких галузей, як ресторанний бізнес, готельний бізнес, роздрібна торгівля, салони краси та інші. Вони можуть мати функції, специфічні для даної галузі, які спрощують і автоматизують процеси продажу та обслуговування.

Програмне рішення із вбудованим ПРРО

Сучасні розробники облікових програм вже давно почали впроваджувати у свої системи ПРРО і наше рішення для автоматизації ресторанів, кав’ярень, кафе Horeker не виняток. Horeker працює на мобільній версії Android та POS-терміналі Tactilion. Але наші розробники вже думають над тим, щоб у майбутньому наші клієнти змогли працювати ще й на комп’ютерній версії Linux та мобільній IOS.

Наша сервісна служба підключає ПРРО до Tactilion клієнта та відправляє йому. Коли ви користуєтесь POS-терміналом Tactilion, оплата за товар відбувається автоматично: клієнт прикладає/проводить/вставляє банківську картку до POS-терміналу, термінал знімає необхідну суму з картки та відправляє підтвердження до програми. Далі програма передає інформацію на сервер податкової через ПРРО та друкує фіскальний чек.

Як користуватися ПРРО?

Якщо функції касира виконує не власник бізнесу, а хтось інший або ж сам касир, йому не потрібно реєструватися як ФОП. Треба лише мати електронний підпис та бути закріпленим, як касир для конкретної торговельної точки. Аби почати роботу, касир має відкрити робочу зміну, яка може тривати не більше 24 годин, до речі, на касі весь цей час повинен працювати один і той самий співробітник. Якщо ж йому потрібно кудись відлучитися, він має закрити зміну і передати її іншому касиру. Після того, як клієнт розрахувався за товар чи послугу касиру необхідно створити чек та відправити його до податкової (зрозуміти фіскалізований він чи ні можна по фіскальному номеру, який має присвоюватись після оплати клієнта). У кінці робочої зміни денний Z-звіт необхідно відправити до ДПС, але ПРРО робить це автоматично.

Як встановити ПРРО?

Перш за все оберіть програмне рішення ПРРО, яке відповідає вашим потребам та вимогам. При цьому врахуйте розмір вашого бізнесу, галузь діяльності, функціональність ПРРО та вимоги законодавства.

Переконайтеся, що ваша система відповідає системним вимогам ПРРО – це може включати операційну систему, розмір пам’яті, простір на жорсткому диску та інші технічні параметри. Завантажте програмне забезпечення ПРРО з сайту Державної податкової служби або отримайте його від розробника та слідуйте інструкції. Після успішної установки активуйте ПРРО, використовуючи надані вам реєстраційні дані або ліцензійний ключ, а потім налаштуйте ПРРО відповідно до своїх потреб.

Реєстрація ПРРО

Зверніться до податкової служби та отримайте інформацію про процедури реєстрації, необхідні документи та вимоги, які потрібно виконати.
Заповніть необхідну заявку або анкету, яку надає податкова служба для реєстрації ПРРО. У заявці можуть бути вимоги до інформації про ваше підприємство, такі як назва, адреса, ідентифікаційний номер, вид діяльності тощо.
Після того, як ви подасте заявку та всі документи, вам присвоять певний реєстраційний номер для вашого ПРРО, який може використовуватися для ідентифікації вашого ПРРО перед ДПС.
Після отримання реєстраційного номера виконайте налаштування вашого ПРРО відповідно до вимог податкової служби. Це може включати встановлення необхідних податкових ставок, формату чеків, налаштування звітності та інших параметрів.
Після налаштування ПРРО рекомендується провести тестові операції для перевірки правильності реєстрації і коректності фіскального обліку. Виконайте тестові продажі, створіть фіскальні чеки та переконайтеся, що дані правильно записуються і зберігаються.

Скасування реєстрації ПРРО

Вам знову доведеться звертатися до податкової служби і збирати всі необхідні документи, як того вимагає ДПС. Необхідно заповнити заяву про скасування реєстрації ПРРО і вказати її причини. Залежно від вимог податкової служби, може виникнути необхідність повернути обладнання ПРРО, якщо воно було надано в оренду або під розрахунковий контракт.

Як закрити ПРРО?

Після скасування реєстрації ПРРО переконайтеся, що ви припинили використання програми для розрахункових операцій. Вимкніть ПРРО і перестаньте його використовувати для реєстрації продажів та створення фіскальних чеків. Якщо ви маєте постійних клієнтів, повідомте їх про скасування реєстрації і можливі зміни в процедурах розрахунків та видачі чеків. Забезпечте їх інформацією про альтернативні способи оформлення розрахунків.

Звітність ПРРО

Звітність ПРРО включає набір фінансових та податкових звітів, які необхідно подати до податкової. Основна мета звітності ПРРО полягає в тому, щоб забезпечити точність та прозорість фінансової діяльності бізнесу, а також дотримання податкових обов’язків.

Звіти можуть бути:

фіскальний звіт (дата, час, сума транзакції, реквізити клієнта, вид оплати та інші відомості);
звіт про податкові зобов’язання (наприклад, ПДВ);
звіт про облік фіскальних накопичувальних пристроїв (кількість транзакцій, використана та залишкова пам’ять тощо);
звіт про фіскальні обладнання (інформація про наявність та функціонування фіскальних модулів, правильність друку фіскальних чеків, стан роликів паперу та інші деталі).